↓ Skip to main content
Blowfish

Kundemøde med EG

·2354 words·12 mins

Introduktion til kundemøder
#

Denne post vedrører den ottende undervisningsgang i AIDA vi havde den 8/5-‘26. I forbindelse med vores valgfag havde vores undervisere planlagt et møde med en virksomhed, hvor de vidste at der var nogle udfordringer, som kunne være interessante for os som datamatiker studerende, især i forbindelse med AI integration. Virksomheden er en familievirksomhed, som ejer et gods, hvor de holder forskellige events, særligt bryllupper om sommeren og et julemarked.

Inden mødet holdte vores undervisere et kort oplæg om hvordan man afholder et kundemøde og gav nogle gode tips og tricks til dette. Undervejs skrev jeg noter, som jeg har delt med både undervisere og flere af de andre studerende.

Opslaget i dag, vil således bestå af mine noter og min reflektion på mødet.

Oplægget før mødet: Buzzwords/centrale begreber
#

Digital forestillingsevne

  • Giv dem idéer til hvad de kan gøre, giv dem en digital forestillingsevne
  • Generelt kan kunder have en dårlig forestilling om enten hvad der er muligt eller hvad der kan begrænse dem, dette kan vi hjælpe med. Systemlandskab
  • Nuværendemodel: Lave et diagram for deres nuværende model, og hvilke ting de har nu, ie. danløn, billy kvit
  • Udkast til fremtidig model: Lave et udkast til hvordan det kan se ud i fremtiden Ved at lave et diagram både for deres nuværende model og skaber man et overblik for dem, og viser en form for forståelsen og engagering i deres forretning, dette er med til at skabe et positivt billede af en selv. Endvidere kan det hjælpe en selv, ved at få belyst de forskellige aspekter af problemstilling og eventuelle mangler der i deres nuværende model. Et udkast kan desuden også hjælpe kunden med at visualisere hvad man kan gøre for dem, ved forenkling af systemprocesser.

Kommunikation Kommunikation er utrolig vigtigt i forbindelse med projekter hvor man har en kunde, som enten kan have skiftende meninger, eller oplysninger til brug for projektet. Da det er svært at afklare fuldstændigt inden projektstart hvad man har brug for, er det vigtigt at klarlægge de kommunikationsveje der bliver vil blive brugt i projektets forløb mellem udviklere og kunder.

  • Kommunikationsveje - afklaring, i en kontrakt kan man have et afsnit: “udviklerne kan få fat i kunden inden for rimelig tid, blah blah blah” “Det her er kontaktpersonerne for XX og kontaktperson for YY, og hvordan man kontakter dem”. Fordi vi kan risikere at vi skal gå i stå, og vi bliver forsinket, og laver kontraktbrud, selvom det er deres skyld fordi vi ikke kunne få fat i dem.

Efter et kundemøde Efter et kundemøde er det hjælpsomt at spørge hvad de fik ud af det. Da det kan være med til at få dem til at indse vores værdi. Og den viden der blev delt. F.eks. hvis man har lavet et systemlandskab, kan det være de har indset hvor kompliceret deres process er, eller at de har væsentlig flere programmer end nødvendigt.

Andet

  • De ved vi er 4. semester, og at vi gerne vil lave noget med AI, de ved det nok ikke går i produktion, men at vi kan lave nogle fede prototyper

  • evt. små programmer til deres helt store events

  • Måske begrænse fordi vi bare er studerende

  • Ikke den autistiske/social stumped person kommer med - der er nogle med som kan snakke med kunder

  • Deres ønsker, deres prioriteret - Double diamond

  • I konsulentverden: Clientengagement… personal - what do they need

    • Hvad er deres kunders needs?
    • Vores møde er nok lidt mere løst

  • I de gode firmaer, har man tit en udvikler med, så sælgeren ikke sælger skysovs og luftfrikadeller

  • Pain points: Det er godt at have et fysisk møde, så vi kan se nogle af de udfordringer, f.eks. 500 meter fra køkken til selskab.

    • Go boat gutten: tog en god sjat tid dernede, så han kendte det hele og alle udfordringerne. - Så han kunne lave et fantastisk program med gps guardrails, booking, logistikplatform, motorstop.
      • Endte basically med at blive deres primære sales, til andre firmaer

Modeller: Det kan også være en god idé at efterfølgende eller undervejs i møde tænke over/lave små udkast til andre modeller, som kan skabe overblik for kunden, men også for at sikre både kunde og sælger/udvikler forstår hinanden korrekt.

  • Systemlandskab: Oversigt over deres nuværende situation
  • Domænemodel - konceptuelle klasser -> navneord
  • glossary
  • aktivitetsdiagrammer

Kundemødet
#

Først fortalte Jon (underviser) lidt om vores valgfag til de to kunder, MM og J. Og bagefter introduceret de sig selv og godset til os. Vi blev introduceret til tre primære problemstillinger, bryllupper, logistik og julemarked.

Godset ligger mellem Maribo og Sakskøbing, lige ved Danmarks ørigeste sø. Hovedhuset er fra 1813, og gårdspladsen er der hvor alle aktiviteter sker, som ligger ved vandtårnet. Det er i Laden at de holder bryllupper. Der er også en mindre bygning, hvor deres kok står for en restaurant.

  • Det er Bryllupper og store fester er deres helt store ting.
  • Hele sommer er booket med bryllupper og store fester

Laden

  • Det er J der står for meget af kontakten med parrene
  • Bryllupsside: magisk, stå 1000, sidde ved rundeborde: 240(?), duer også til bare 40
  • Alm. fester, konfirmationer, sølvbryllupper, fødselsdage,
  • De afholder meget sjældent konferencer
    • De har ikke overnatningspladser!
    • Så de har dagsarrangementer
    • Dette er blandt andet fordi folk fra kbh, synes der er langt til lolland

Overnatning/sommerhuse

  • Der er plads til 59 sovende gæster
  • Gamle huse, 11 huse der er sommerhuse - lejes ud som sommerhus og til brudepar, man deler toilet og bad
  • 4 glamping telte

Julemarked

  • Det er Lises (MMs søster) område
  • Julemarked startet i 2011, 6-8.000 gæster på 2 dage, 115 standpladser, 80 små forskellige sælgere (high-end)
  • egenens største julemarked.

Grundlæggendeprocess: Bryllupper
#

*Ved han forstås det at det er J. FASE 1

  • Nogle sender ham en e-mail

  • Skal giftes til næste år, set på IG, hvad koster det, blah blha blha

  • Han har nogle “skabeloner” med de ting han tit bliver spurgt om

  • Han sender også de generelle betingelser og prisoversigt.

  • Hvis kunden har spurgt om noget specifik, væver han det ind.

  • Han trækker det manuelt ind

  • Noget ligger i dropbox, og noget på skrivebordet

  • Onemail

  • Svar: det lyder spændende, og måske vil de se stedet

  • Han har lært: at sende et tilbud, 25.000 kr. depositum, og sender det, før de betaler reservationsgebyret.

  • bogføring: e-conomics, varenumre, kage, sove, middag, fest, grundpakke, etc. etc. gange X antal gæster

  • så er tilbuddet næsten klar.

  • Så dokument med mere udspecificeret ting, ie. cocktails og vin hvad det indebærer.’

  • Han skal ind og indtaste brudeparrets oplysninger, i et worddokument

  • tilbuddet er helt sikkert der hvor han sidder tingene ind to gange.

  • kundekontakten: hvor vigtig er det? - Det er privat, yngre mennesker og skal lægge flere penge end de nogensinde har. - Det er den største dag i deres liv.

    • Så det er vigtigt at de føles at J ved det er den vigtigste dag i deres liv. De har brug at blive holdt i hånden.
    • Når det er erhvervskunder er det ikke lige så vigtigt med personal touch, fordi det har prøvet det før.

  • Dokumentet med deres udspecificeret ting og generelle betingelser skal underskrives af parret, og så er det godkendt.

  • Han smider konstant betingelser etc. efter kunderne, så deres juridiske bagende er fri.

  • Sagsstyringssystem i Trello - basically kandan

  • Brian er event producer, hvid, halv grøn og hel grøn.

  • Forskellige ansatte der laver forskellige ting. Alle oplysningerne i kontrakten/tilbuddet, står i deres trello. IE. opstilling af bord etc. med beskrivelse.

  • Onsdagens før fra brudeparret: hvordan står opstillingen af borde så det er dækket op.

  • Punkt med Blomster: er det os eller udefra?

  • Han har en template til det - kopieres, og flyttes Fortrykt mange af de ting der skal udfyldes.

  • Irritation - sommerhuse der ikke har med bryllupper at gøre.

    • Så hvis der både bryllupper som skal bruge sommerhuse - skal det ind i et andet system. - To forskellige boards, rodes sammen, sommerhuse: “forhåndsbookes” i sommerhus, men kan være det ikke helt er ordnet.
    • Det tager relativ lang tid at udfylde templaten
    • Tit venter han med at udfylde til januar hvor der ikke er så travlt. (halvt år inden)
    • Brian udfylder også
    • Først 1 måned/1,5 måned før det er helt grønt.
    • der er også information fra parret der først kommer senere, IE: allergier, endelig antal, vegetarer, veganere etc.
    • Trello er den største tidsrøver, krydstjekke med kontrakten.
    • Trello er meget manuelt - og der er historik på det enkelte kort.
    • Hvor mange ansatte: 9 faste ansatte - og det er med gartnere

  • Kan man bruge e-mail-tråden til noget?

  • e.conomics har et api

  • vi kan måske lave et samlet program der kører de forskellige flag

  • frister - kan det være noget

  • en FAQ e-mail der kommer ud i januar - fordi de får den mail har han fået mindre arbejde i år.

  • personal touch mister man med autosvar. - men den kan lave en kladde.

  • Skræddersy/udkast og standardting kan blive stykket sammen, så han bare skal kigge det igennem

  • deres farver er i stedet for svømmebaner

  • der er meget dobbelttjekning

  • notetagning til møder?

  • informationer kommer drypvis - bordplan er måske først 1 måned før.

  • reminders til kunder, hey vi mangler fortsat bordplan, vegetar antal

  • aftaletillæg ved ændringer - underskrives af kunder - juridiske - originale kontrakt er fyfy at røre ved.

  • enkelte e-mails per emne. - forstyrre dem så lidt som muligt

  • word skabeloner: tekstbidder, en mappe med en masse worddokumenter - hvor han selv sidder og copy paster dem ind.

  • Ved kundemøde: Måske diktering - men loren ved det pga. privatpersoner. Og han er god til at skrive noter selv.

    • uploade noter, så kan AI lave resume og spare lidt handling

  • diktering bare til sig selv

FASE 2: MM:

  • Indkøb
  • De rigtige mennesker ansat
  • Duge, servietter, lagener, stearinlys
  • DET VÆRSTE DER KAN SKE: IKKE NOK MAD! - de har betalt meget for det hele er rigtigt. Der må heller ikke være for meget. Det er jo CO2 tung mad, oksekød, fisk etc.

Parret står typisk selv for oppyntning - men godset kan godt stå for det. kan også stå for blomster for bordene

  • De blander sig ikke i oppytningen fordi folk har deres egen smag

  • De står ikke for oppyntning

  • De har ikke god optælling af ting - de tæller op to gange om året.

    • De tæller op fra gang til gang
    • Lagringsstyring kunne de godt bruge
    • Excelark lige nu.

  • Måske nogle rapporter ud fra brylluppets trello

  • udregning af indkøb til X antal, gerne med samarbejde af lagringsstyring. Ville være fantastisk.

  • dataanalyse: efter bryllup har I en checkliste: 3 kopper er ødelagte, 20 kg. oksekød tilovers. så den kan blive bedre. - EVALUERING

Processen:

  • rengøringsmidler
  • papirhåndklæder, toiletpapir - bestilt til tiden –> fedt med noget reminder til bestilling
  • linned, duge, servietter etc. Brian går manuelt ind og ser X antal duge, hvor mange huse etc. etc. til bestilling.
  • Vi har brug for kapacitet

Grundlæggendeprocess: Julemarked
#

  • 80-90 stadeholder
  • Julemarked i 5.-6. december
  • Hun skriver ud til dem der var der sidste - vil de igen
  • hvis nej, skal hun finde nye
  • PDF: Manuelt udfylde, det er gamle mennesker mange af dem. (hvis nok online pdf)
  • nogle der skriver: stand i ko-stalden, to borde, rød stol.
  • de skal kigge manuelt alt igennem.
  • manuelt faktura til adresser. og bruger e.conomics.
  • automatisk e-mail: hvor mange sandwiches, husk I skal have det, parkeringsnumre - to uger inde.
  • der er ikke det samme kundeservice, fordi det er erhverv. - hjemmeside?
  • til at gå til
  • tilmeldingsblanket med deres “særlige” ønsker - ikke en decideret kontrakt
  • der er en side hvor hun 2 uger inden kan man se standene der kommer
  • en ui til hjemmeside
  • de bruger squarespace til deres hjemmeside
  • julemarked.engestofte.com
  • info om standerne kan komme derind, eventuelt med gentilmelding.
  • de prøver at allokere dem efter ønsker. men kan være det.
  • men søster skal kunne rykke rundt på standene, fordi nogle stande er pænere end andre. OK benzin er nok ikke så god lige inden for døren.
  • e-mails opsamling er den helt store tidsrøver.
  • noter til evaluering for hver stander - så hun ikke skal huske det.
  • MM sidder og laver en rapport på hvor meget vi brugte, cafe, restaurant hvad de skal bruge etc.
    • hvis det kan være automatiseret var det
  • diktering til L, så hun ikke skal skrive det.

Andet:
#

de ansatte bruger deres telefoner brian bruger nok også templates - event producer - afviklingsansvarlige - øverst ansvarlig for den praktiske afvikling. Han bestiller spiritus hos MM - tæller op, spille med cocktaillister hos J. det er MM der bestiller tingene

på farten: bruger sin telefon, når man står andre steder på grunden.

bogholder: kigger om der tjekker faktura, med notifikationer fra e.conomics, skal opdateres i trello. - Inco osv. sender faktura til e-mail. Kan man bruge det til rapporter?

Konklusion
#

Baseret på ovenstående noter, er der en del problemstilling særligt i forbindelse bryllupper, da meget afhænger af J, samt han bruger rigtig meget tid på copy paste arbejdet. Dette bør kunne optimeres, de fortalte at de ikke bruger outlook, men jeg viste dem alligevel en help-site for outlook, hvor man kan nemt sætte e-mail skabeloner op, så han ved hver ny henvendelse ikke manuelt skal copy paste ting ind. Endvidere er der optimeringsmuligheder i forbindelse med julemarkedet, både ved henvendelse til stadeholderne, ie. automatisering af dette og placering af standere.

I løbet af mødet var det især svært ikke at gå over til at være løsningorienteret, men blot holde sig til at høre om processen og problemstillingerne ved det. Dog var der et tidspunkt hvor vi gik over til løsningsorienteret, som kan argumenteres til at være en positiv ting, da det belyste at J ikke ønskede automatisering af e-mails med privatkunder, da den personlige kundekontakt er vigtig for ham ved bryllupperne. Med mindre vi ikke havde nævnt automatisering af e-mails, havde han muligvis ikke nævnt dette, da det jo ikke er et problem for ham.

Opsummering
#

Det var en meget lærerig oplevelse, da det var en ekstern virksomhed, som kom med reelle processer og problemstillinger, og vi havde mulighed for at stille spørgsmål og have en dialog med dem. Det var spændende og sjovt at prøve, også det at forestille sig løsninger, selvom det ikke var meningen at det var det vi skulle til mødet.